Märkte unterliegen heute enormen Veränderungen. Doch auf die Digitalisierung reagieren viele traditionelle Unternehmen immer noch zu langsam. „Für eine erfolgreiche Digitalisierung braucht es Agilität“, sagen deshalb Experten. Eine inhaltsleere Phrase oder was kann Agilität in Zeiten der Digitalisierung leisten?
Was ist Agilität?
Ganz allgemein ist mit Agilität die Beweglichkeit von Personen in bestimmten Strukturen gemeint. Agile Menschen reagieren flexibel auf unvorhergesehene Ereignisse oder neue Anforderungen und handeln bei Veränderungen proaktiv.
Bezogen auf Unternehmen umfasst Agilität vier zentrale Aspekte: Geschwindigkeit, Anpassungsfähigkeit, Kundenzentriertheit und Haltung. Organisationen sollten demnach möglichst schnell auf Veränderungen reagieren und sich daran anpassen können. Kundenzentriertheit erreichen sie dann, wenn Produkte oder Services in kleinen Schritten entwickelt und Kundenwünsche immer wieder flexibel mit einbezogen werden. Und zuletzt umfasst eine agile Haltung veränderte Verhaltensweisen der Organisationsmitglieder: Entscheidend ist dabei Offenheit und Wertschätzung, die eine Begegnung auf Augenhöhe ermöglicht.
Agile Unternehmen sind heute deshalb so gefragt, weil sie in einer komplexer werdenden Welt schneller auf Umbrüche reagieren können. Agilität wird deshalb auch als ein entscheidender Erfolgsfaktor für die digitale Transformation verstanden. Doch ein agiler Kulturwandel fordert vor allem von traditionellen Unternehmen einiges ab, nämlich bremsende Strukturen zu lösen und verkrustete Hierarchien aufzubrechen.
Was verändert sich durch die Digitalisierung?
Spannende Entwicklungen vollziehen sich in unserer heutigen Zeit: Big Data, Industrie 4.0, das Internet der Dinge, Künstliche Intelligenz – die technologischen Möglichkeiten verändern unseren Lebens- und Berufsalltag gravierend. Basis dafür sind riesige Datenberge, die gesammelt, verarbeitet und weitergegeben werden. Diese Daten machen die Arbeitswelt komplizierter und bieten gleichzeitig ein unglaubliches Potenzial.
Die digitale Transformation ist nicht der erste historische Umbruch. Doch sie funktioniert nach anderen Regeln als klassische Innovationen, denn sie betrifft nahezu alle Bereiche – vom Einsatz neuer Technologien in der Produktion über die Customer Experience bis zu den eigenen Unternehmensprozessen und Geschäftsmodellen.
Werden die Möglichkeiten der Digitalisierung aber sinnvoll genutzt, ergeben sich enorme Potenziale: So lassen sich Prozesse vereinfachen, Kosten senken, die Produktion steigern, die Effizienz und Motivation der Mitarbeiter erhöhen, Fehlerquellen ausmerzen, der Informationsfluss beschleunigen und die Kundenzufriedenheit erhöhen.
Agilität ist der Motor der Digitalisierung
Damit Unternehmen in diesem dynamischen Umfeld mithalten können, müssen sie sich an Veränderungen anpassen. Hier also kommt die Agilität ins Spiel. Denn je agiler ein Unternehmen ist, desto dynamischer und schneller agiert es am schnelllebigen Markt. Kontrolle und starre Reglementierungen funktionieren heute nicht mehr. Diese Erkenntnis ist gerade deshalb so wichtig, weil die Digitalisierung in Zukunft viele Routineaufgaben übernehmen wird und Mitarbeiter stattdessen zunehmend kreative Teamarbeit leisten werden.
Wie sich die Bedürfnisse von Markt und Kunden entwickeln, kann heute keiner mehr für einen längeren Zeitraum vorhersagen. Es bedarf also kurzer Abstimmungen und schneller Entscheidungen. Unternehmen sollten neue digitale Produkte und Services in möglichst kurzer Zeit auf den Markt bringen und sich bei fehlender Wirksamkeit schnell wieder von ihnen verabschieden können. Für eine beschleunigte und kundenorientierte Einführung sind engagierte Teams sowie effiziente und vereinfachte Prozesse eine maßgebliche Voraussetzung.
a) Wie Digitalisierung und Agilität konkret zusammen funktionieren
Die digitale Transformation benötigt die Akzeptanz der gesamten Belegschaft. Damit das gelingt, braucht es neue Herangehensweisen von Unternehmen und ihren Managern. Ein agiles Framework wie Scrum oder Kanban kann Unternehmen dabei unterstützen, denn es berücksichtigt Aspekte wie eine kontinuierliche Kommunikation oder ständige Verbesserung. Informationen werden schnell geteilt und können somit besser bewertet und gefiltert werden.
Teams, die agil arbeiten, leben eine neue Form der Zusammenarbeit. Dieser Kulturwandel ist ebenso wichtig wie das Digitalisieren von Prozessen selbst. In einer agilen Organisation gibt es keine Hierarchien, sondern viele verschiedene Mitglieder, die zusammen ein Netzwerk bilden. Sie organisieren sich selbst in Projektteams und verteilen Rollen nach Fähigkeiten und Fachwissen der jeweiligen Teammitglieder. Die klassischen Chefs nehmen dabei die Rolle eines „Dienstleisters“ für das Team ein. Damit diese Art der Zusammenarbeit gelingt, ist absolute Transparenz notwendig, deshalb lautet die Schlüsselfrage an jeden einzelnen im Team: Wer kann für die Sache welchen Mehrwert liefern?
Typisch für Agilität in Unternehmen ist außerdem das Trial-and-Error-Prinzip: Das Team ist zu 100 Prozent auf das Ziel ausgerichtet, doch der Weg dahin wird an jeder Weggabelung neu gewählt. Ist zum Beispiel eine Produktentwicklung in einzelnen Etappen geplant, so kann ein Unternehmen schnell und flexibel reagieren, wenn sich Rahmenbedingungen oder Kundenbedürfnisse ändern.
b) Wie agil ist die aktuelle Digitalisierung?
Es gibt einige Unternehmen, die bereits an der digitalen Transformation gescheitert sind. Der Grund dafür ist häufig, dass kein konkretes langfristiges Ziel festgelegt oder ein zu starrer Projektplan vorgegeben wurde. Von Agilität im Rahmen der Digitalisierung war in diesen Unternehmen selten die Rede. Doch mittlerweile arbeiten mehr als 50% der Unternehmen im IT-Bereich bereits mit agilen Methoden (Studie: Bitkom Research, 2018). Tendenz: steigend.
c) Welche digitalen Tools unterstützen agiles Arbeiten?
Immer mehr Mitarbeiter arbeiten heute aus dem Homeoffice. Die hohe Nachfrage nach digitalen Lösungen ist deshalb nicht verwunderlich. Gerade für das agile Projektmanagement gibt es mittlerweile eine Reihe guter Tools, die Teams bei der Berichterstellung, Kommunikation und Projektanalyse unterstützen. Dazu zählen:
- Mentimeter: Für Abstimmungen und Online-Umfragen
- Trello: Auf den Kanban-Prinzipien basierende Aufgabenmanagement-Software
- Slack: Chat-Programm für das gesamte Team
- Explain Everything: Digitales Whiteboard für die Erstellung von Screencasts (zur schnellen Produktion von Erklärvideos)
- Qualtrics: Experience-Management-Plattform für Untersuchungen zum Kunden-, Mitarbeiter- oder Markenerlebnis
Fazit
Agilität steht für eine erhöhte Anpassungsfähigkeit. Doch je älter ein Unternehmen ist, desto „eingerosteter“ sind oft Prozesse und Strukturen – schnell geraten diese Unternehmen in die Einbahnstraße. Junge, erfolgreiche Start-ups dagegen pflegen meist von Beginn an eine Unternehmenskultur, die schnelle und unbürokratische Entscheidungen fördert. Davon kann sich so mancher Traditionsbetrieb noch etwas abschauen. Der Erfolg der agilen Jungunternehmer zeigt deutlich: Agilität ist für die Digitalisierung mitentscheidend.
