Zu Beginn eines Projekts entsteht eine Idee für ein neues Produkt oder einen neuen Service, um das Bedürfnis von Kunden zu befriedigen oder ein Problem der Anwender zu lösen.
Statt aber wie im klassischen Projektmanagement einen fixen Umfang bei variabler Zeit, Kosten und Qualität zu definieren, werden hier Zeit, Kosten und Qualität fixiert und der Umfang variabel gehalten. Dabei geht es qualitativ vor allem darum, dass Stakeholder einbezogen und jene Anforderungen entwickelt werden, die den Anwender am meisten Mehrwert bieten.
Verschiedene Experten arbeiten gemeinsam und zeitgleich am Projekt. Diese Art der Kollaboration macht Übergaben unnötig und verringert den Wissensverlust. Das Team ist zusammen für den Erfolg und Misserfolg des Projekts verantwortlich und organisiert sich selbst. Die Teammitglieder entscheiden also gemeinsam, wie sie sich koordinieren und welche Themen sie als nächstes bearbeiten.
Beim agilen Projektmanagement werden nur kleine Entwicklungsschritte geplant. Dabei wird vor allem darauf geachtet, dass alle Teammitglieder ein klares Bild von der Vision des Projektes haben und jede neue Maßnahme zielführend ist. Nach jedem Entwicklungsschritt präsentiert das Team dem Kunden den aktuellen Stand. Dieser gibt darauf basierend Feedback, das gleich im nächsten Entwicklungsschritt wieder in die Weiterentwicklung des Produktes fließt. Auf diesem Wege werden der Wissensgewinn und das Lernen im Team maximiert und das Produkt kontinuierlich verbessert.