Der typische Nine-to-Five-Job verliert zunehmend an Beliebtheit. Besonders die junge Generation und gefragte Fachkräfte haben andere Vorstellungen davon, wie, wo und wann sie arbeiten wollen. Ob im Home-Office, spät abends oder am anderen Ende der Welt, der Ruf nach mehr Flexibilität in Zeiten der Digitalisierung wird stetig größer. Digitale Arbeitsplätze können hier eine großartige Lösung sein.
Doch wie jede Veränderung birgt auch diese einige Herausforderungen:
- Wie kann gewährleistet werden, dass Ziele erreicht werden und die Zusammenarbeit gelingt, auch wenn das Team nicht immer vor Ort ist?
- Wie lässt sich garantieren, dass die gesamte Belegschaft jederzeit auf alle nötigen Daten, Technologien und Produkte zugreifen kann?
- Wie können Informationen vor unbefugten Zugriffen geschützt werden?
Und das sind nur einige Fragen, die sich Unternehmen stellen müssen. In diesem Artikel gebe ich Ihnen einen Überblick darüber, was ein digitaler Arbeitsplatz ist, welche Vor- und Nachteile dieser birgt und wie Sie als Unternehmen diesen erfolgreich implementieren können, um für die Zukunft gerüstet zu sein.
Was ist ein digitaler Arbeitsplatz?
Der digitale Arbeitsplatz, auch Digital Workplace genannt, ist eine Umgebung, in der alle Team-Mitglieder auf jegliche Daten und Services, die sie für ihre Arbeit benötigen, zugreifen können – und zwar ganz unabhängig davon, wo sie sich befinden und welches Gerät sie nutzen. Dafür werden ihnen in der Regel Smartphones, Tablets und Anwendungen zur Verfügung gestellt.
Im Mittelpunkt steht eine zentrale Plattform oder Cloud, auf der alle Daten zu Projekten und Prozessen gebündelt werden. Weitere Software-Systeme fallen optimalerweise weg.
Ziel ist es, auf veränderte Bedürfnisse von Angestellten in punkto Flexibilität einzugehen, gemeinsames Arbeiten an unterschiedlichen Standorten zu ermöglichen und dadurch sowohl die Zufriedenheit als auch die Produktivität zu erhöhen.
Digital Workplace – was sind die Vorteile und Nachteile?
Die Vorteile des digitalen Arbeitsplatzes
Wenn Mitarbeiter den Wunsch verspüren, flexibler zu arbeiten, kann ein digitaler Arbeitsplatz die Zufriedenheit der Belegschaft enorm steigern. Dadurch gewinnt das Unternehmen an Attraktivität auf dem Arbeitsmarkt und Fachpersonal kann leichter akquiriert werden, zumal dieses nicht unbedingt am gleichen Standort sitzen muss.
Wer digitale Arbeitsplätze einrichtet, kann also eine Weiche für die Zukunft stellen und sich als attraktiver Arbeitgeber positionieren, der die Bedürfnisse seiner Belegschaft ernst nimmt.
Gleichzeitig fördert orts- und zeitunabhängiges Arbeiten die Eigenverantwortlichkeit: Hierarchien werden flacher, der Wissenstransfer kommt ins Rollen, Prozesse werden transparenter, Kreativität und Innovationen werden gefördert. Das begünstigt auch die Zusammenarbeit im Team.
Darüber hinaus können Öffnungs- bzw. Geschäftszeiten erweitert werden, was dazu führt, dass Kundenanfragen schneller beantwortet werden. Die Erreichbarkeit via Mobiltelefone bringt weitere Flexibilität mit sich.
Damit das funktioniert, muss jeder im Team Zugang zu wichtigen Informationen haben, zum Beispiel über eine Cloud, und sich schnell über Tablet, PC oder Smartphone mit jedem Ansprechpartner austauschen können.
Die technologische Ausstattung hat einen großen Einfluss auf das Gelingen im Hinblick auf die digitale Veränderung. Dabei geht es nicht um die Masse an Anwendungen, sondern darum, möglichst wenige Lösungen auszuwählen und diese gebündelt auf einer Plattform zur Verfügung zu stellen, auf die jeder zugreifen kann.
Der digitale Arbeitsplatz – Vorteile auf einen Blick:
- Transparent: Isolierte Wissensinseln werden aufgelöst.
- Teamfördernd: Austausch und Unterstützung untereinander werden großgeschrieben.
- Flexibel: Mitarbeiter können jederzeit und von überall arbeiten.
- Motivierend: Zufriedenheit und Eigenverantwortlichkeit stehen an oberster Stelle.
- Einfach: Alle Services und Systeme sind in einer Cloud zusammengefasst, Workflows werden schlanker, Programme lassen sich intuitiv bedienen und sind stets verfügbar.
- Schnell: Prozesse werden beschleunigt, Systembrüche sowie technische Hürden beseitigt und (Entscheidungs-)Prozesse in Echtzeit abgebildet.
- Aktualität: Cloud-Anwendungen und Services sind stets auf dem neusten Stand.
- Steigerung der Produktivität: Im Mittelpunkt steht das Vorankommen der Projekte – nicht das Arbeiten nach Stechuhr. So kann jeder selbst entscheiden, wann, wo und wie er bzw. sie am produktivsten ist und die eigenen Ziele erfüllt.
- Kostensenkend: Miete für Büroräume sinkt, Lizenz- und Wartungskosten werden aufgrund der wenigen Technologien geringer.
Die Nachteile des digitalen Arbeitsplatzes
Wer nicht aufpasst, findet sich schnell einer enormen Arbeitsbelastung ausgesetzt. Durch Mobiltelefone ist man ständig erreichbar, Arbeitszeiten sind nicht länger geregelt, ziehen sich auch mal ins Wochenende oder bis spät in den Abend. Das kann Pausen und Freizeit verringen, was sich kontraproduktiv auf die Zufriedenheit und somit auch auf die Leistung auswirkt.
Unternehmen sollten also sicherstellen, dass mehr Flexibilität nicht gleichzeitig mehr Arbeiten bedeutet. Nur so kann ein Digital Workplace langfristig zum Erfolgsfaktor für die Organisation werden.
Eine weitere Herausforderung ist die Technik: Mobile Geräte müssen bereitgestellt werden, Software und Tools sollten einwandfrei funktionieren und zentral sowie mobil verfügbar sein. Ohne zuverlässiges Internet bekommen Mitarbeiter hier schnell ein Problem. Eine gute Möglichkeit ist, auf (mobile) Apps zu setzen.
Datenschutz und Sicherheit von Informationen bergen das größte Risiko: Angestellte müssen auch von Zuhause oder von anderen Arbeitsplätzen und vor allem von unterschiedlichen Geräten aus auf Unternehmensdaten zugreifen können. Werden diese gestohlen oder ist die Internetverbindung oder die Cloud nicht gesichert, kommt es zum Problem. Ein gutes IT-System, Software-Apps sowie geeignete Betriebsmodelle bilden dabei die Grundlage für einen sicheren digitalen Arbeitsplatz. Auch müssen alle Endgeräte geschützt sein, sodass bei Verlust nichts passieren kann.
Produktivität und andere Risiken – was ist dran?
In vielen Unternehmen ist umstritten, inwieweit sich der digitale Arbeitsplatz positiv auf die Leistungsfähigkeit auswirkt. Viele gehen davon aus, dass ein solches Umfeld zu Konzentrationsstörung und Ablenkung führt.
Laut einer Studie des Bundesministeriums für Arbeit und Soziales dürfen bislang nur 23 Prozent der Mitarbeiter ohne Führungsaufgaben von Zuhause aus arbeiten. Bei Führungskräften liegt der Anteil weitaus höher. Dabei ist aufgrund des Wegfalls des Arbeitsweges mit einer effizienteren Nutzung der verfügbaren Zeit zu rechnen. Gleichzeitig bleibt Angestellten mehr Raum für Familie und Freizeit, was die Zufriedenheit maßgeblich erhöht.
Eine höhere Produktivität belegt auch eine Studie der Universität Stanford in Kooperation mit der chinesischen Reiseagentur Ctrip. 500 Mitarbeiter des Unternehmens wurden dafür in zwei Gruppen aufgeteilt. Die eine arbeitete vollständig im Hauptsitz der Firma, die andere von Zuhause aus. Die Anforderungen: Die Teilnehmer mussten bereits sechs Monate im Unternehmen tätig sein, über ein separates Arbeitszimmer und eine schnelle Internetverbindung verfügen.
Das Ergebnis: Die Home-Office-Gruppe arbeitete um 13,5 Prozent produktiver als die anderen. Sie arbeiteten länger und konzentrierter, verspäteten sich weniger und machten kürzere Pausen. Fehlzeiten wegen Krankheiten sanken um 50 Prozent. Gleichzeitig konnte das Unternehmen Kosten für die Miete sparen.
Doch nicht alle Menschen können gut von Zuhause aus arbeiten, sondern brauchen die Arbeitsumgebung und das professionelle, soziale Umfeld. Das zeigt auch die Studie: Die Hälfte der Home-Office-Gruppe entschied sich dagegen, langfristig von Zuhause aus zu arbeiten. Ihnen würde der Kontakt zu anderen fehlen, die direkte Bestätigung und Rückmeldung durch Kollegen und Vorgesetzte, so forschung-und-wissen.de.
Unternehmen fahren deshalb gut damit, beim Einführen des digitalen Arbeitsplatzes den Angestellten die Entscheidung zu überlassen, inwieweit sie die Flexibilität nutzen möchten. Zu diesem Ergebnis kam auch die Studie: Der Mix machts! Anwesenheitszeiten im Büro kombiniert mit Tagen im Home-Office stelle für viele die ideale Art zu arbeiten dar.
Woran kann der digitale Arbeitsplatz scheitern?
Es gibt einige Hürden, die dafür sorgen können, dass die erfolgreiche Einrichtung digitaler Arbeitsplätze behindert wird. Auf folgende Herausforderungen sollte deshalb jeder Betrieb achten:
1. Unterschiedliche Erwartungen und Lösungen
Jede Abteilung kann ganz unterschiedliche Ziele mit einem digitalisierten Arbeitsplatz verbinden. Wichtig ist, dass eine zentrale Stelle darüber wacht, dass ein gemeinsamer Konsens gefunden wird. Die Transformation zum digitalen Arbeitsplatz muss im gesamten Business funktionieren.
Das Gleiche gilt für Tools, die genutzt werden. Ob es sich um Mail-Programme oder Chats handelt, wer einen Digital Workplace einrichtet, sollte unbedingt auf die Reduktion der Technik setzen und die verbleibende gut aufeinander abstimmen. Am besten mittels einer einheitlichen Plattform, z. B. in einer Cloud, auf der alle Systeme zusammenlaufen. Ansonsten entsteht ein Dschungel aus Technik, der vor allem Zeit frisst und die Kommunikation behindert.
Gleichzeitig müssen eingesetzte Systeme immer auf dem neusten Stand gehalten werden. In großen Unternehmen kann ein Administrator helfen, kleine Organisationen setzen häufig auf externe Services für ihr Business.
2. Technik im Vordergrund
Auch wenn der digitale Arbeitsplatz eine Umstellung der Technik zwingend mit sich bringt, sollte der Mitarbeiter und seine Bedürfnisse stets im Mittelpunkt stehen:
- Wie können Angestellte von der Umstrukturierung profitieren?
- Was macht für die Steigerung von Motivation und Produktivität am meisten Sinn?
Das sind nur einige Fragen, die bei der Transformation im Vordergrund stehen sollten. Heißt: Bei jeglichen Änderungen ist Feedback gefragt. Besser noch: Teams mittels agiler Methoden wie Design-Thinking direkt am Wandel beteiligen.
3. Scheu vor Experimenten
Wie jede große Veränderung erfordert auch dieser Schritt Mut, neue Techniken und Anbieter auszuprobieren, Erprobtes zu hinterfragen und umzudenken. So lange, bis die beste Lösung gefunden werden kann, auch wenn es bedeutet, das eine oder andere Mal zu scheitern.
Agile Methoden wie Scrum oder Kanban bieten sich hier bestens an, kreativ zu denken, effizient voranzukommen, die ganze Belegschaft zu beteiligen, Veränderungen an kleinen Projekten zu testen und Ergebnisse schnell sichtbar zu machen.
Zu wenig Team-Gefühl
Auch wenn nicht alle Angestellte eines Unternehmens am selben Ort sitzen und zur gleichen Zeit arbeiten, muss trotzdem ein Gemeinschaftsgefühl herrschen. Nur so bleibt die Motivation langfristig bestehen und Unternehmensziele können erreicht werden.
Digitale Anwendungen, die die Kommunikation untereinander ermöglichen, bilden hier die Basis. Gleichzeitig muss gewährleistet sein, dass gemeinsam an bestimmten Zielen gearbeitet und die Bedürfnisse der Angestellten nicht vernachlässigt werden – auch wenn nur digital kommuniziert wird. Fragen Sie Ihr Team, was es sich wünscht, was ihm fehlt und wie es am besten arbeiten kann. Und ganz wichtig: Das Management muss die Flexibilität auch vorleben!
Praxis-Tipps für mehr Erfolg!
- Rücken Sie die Mitarbeiter in den Fokus: Finden Sie heraus, was an Veränderungen sinnvoll ist und was nicht. Häufig ist eine gute Balance zwischen Klassisch und Digital Gold wert. Denn: „Echte“ Kommunikation ist nicht zu unterschätzen. Regelmäßige Meetings, Telefonate und Feedbackgespräche helfen.
- Machen Sie allen Angestellten bewusst, worum es bei der Neuerung geht: Nämlich optimale Arbeitsbedingungen zu schaffen, Zufriedenheit und Produktivität zu steigern und so die Unternehmensziele besser erreichen zu können.
- Erstellen Sie einen Projekt-Plan und gehen Sie ganzheitlich vor: Welches Budget steht zur Verfügung? Wie sehen die Schritte bis zur Transformation aus? Wie werden diese an alle Mitarbeiter kommuniziert? Von der Einführung, über die Kommunikation bis zur Umsetzung sollte alles definiert werden.
- Gehen Sie agil vor: Holen Sie Feedback ein, testen Sie alle Schritte durch und arbeiten Sie gemeinsam mit verschiedenen Teams an der besten Lösung. Seien Sie mutig! Tipp: Gerade für kleine und mittelständische Unternehmen bietet es sich an, Systeme zu mieten statt zu kaufen.
- Bieten Sie Support bei der Einführung: Um einen reibungslosen Einstieg für alle zu garantieren, sollte es einen Service geben, der jeden Einzelnen betreut.
- Nehmen Sie Datenschutz ernst!
- Achten Sie auf eine gute Work-Life-Balance: Pausen, Freizeit, Feierabend und das Handy einfach mal ausstellen. All das sollte auch im Digital Workplace möglich sein. Klare Kommunikation und Regeln im Hinblick auf Erreichbarkeit sind wichtig.
Fazit – Abschließende Worte
Nur wenn die ganze Belegschaft den Gedanken hinter der Digitalisierung ihrer Arbeitsumgebung versteht und für sich nutzt, kann diese Veränderung Ihr Unternehmen zum Erfolg führen: Prozesse werden einfacher und effektiver, die Mitarbeiter zufriedener und Kosten gespart. All das spüren am Ende natürlich auch Ihre Kunden.
Binden Sie Ihre Angestellten also von Anfang an ein und berücksichtigen Sie individuelle Bedürfnisse im Hinblick auf den digitalen Arbeitsplatz, bevor Sie sich auf einen gemeinsamen Konsens einigen. Dann stellen Sie einen Service bereit, der Angestellte wie Management bei der Umstellung zur Seite steht.
Und, ganz wichtig: Diejenigen, die ortsunabhängig arbeiten, sollten nicht vernachlässigt werden, wenn es um persönlichen Kontakt und Beförderungen geht.
Wenn Sie all das beachten, können Sie Vorreiter in punkto Digital Business werden.
Haben Sie Fragen oder suchen Sie nach individuellen Lösungen für Ihr Business? Kontaktieren Sie mich gern.
