Früher bewundert, heute geächtet: Multitasking hat sich als wahrer Produktivitätskiller herausgestellt. Was Teams brauchen, sind klar strukturierte Workflows. Dabei können Kanban Projektmanagement Tools helfen.
Die Entwicklung von Services oder Technologien ist oft weder sichtbar noch greifbar – das kann schnell zu Chaos oder Konflikten in Teams führen. Mit einem digitalen Kanban Board Tool lassen sich Aufgaben dagegen gut visualisieren und begrenzen. Das optimiert den Workflow und steigert so die Effizienz in Projekten. Auf welche Eigenschaften ist bei der Auswahl zu achten und welches Tools eignet sich am besten?
Vorteile des Kanban-Projektmanagements mit einem digitalen Tool
Kanbanist eine agile Methode, die eine bessere Auslastung, höhere Transparenz und schnellere Iterationen im Projekt ermöglicht. Bekanntestes Werkzeug dieses Ansatzes ist das Kanban Board. Das Tool ist vor allem deshalb so nützlich, weil alle Informationen auf demselben Board übersichtlich gespeichert sind.
Homeoffice, Remote oder globale Teams? Kein Problem!
Anders als bei physischen Kanban Board Tools können digitale Boards leicht mit anderen geteilt werden, sie sind schnell einzurichten und machen es möglich, Gespräche und Kommentare asynchron zu verfolgen. Unabhängig davon, wo und wann die Teammitglieder sich einloggen, sehen sie den aktuellsten Stand des Projekts. Das ermöglicht das Verfolgen von Prozessen in Echtzeit und die Synchronisierung des Teams – auch außerhalb des Büros.
Vertraulichkeit garantiert
Wenn ein Team an einem Projekt mit vertraulichen Daten oder Informationen arbeitet, bietet ein physisches Board nicht die notwendige Diskretion. Digitale Kanban Tools können dagegen einen rollenbasierten Zugriff bieten, wodurch jeder Benutzer bestimmte Rechte und Einschränkungen für ein Board erhält.
Statusberichte werden überflüssig
Kanban Tools machen jede Aufgabe im Flow transparent: Alle Informationen zu den jeweiligen Aufgaben sind nur einen Klick entfernt und jedes Board ist mit einer Art Suchmaschine ausgestattet, mit der sich schnell Informationen zu Aufgaben finden lassen, ohne bei anderen Teammitgliedern nachfragen zu müssen. So werden Statusberichte überflüssig – und das spart eine Menge unnötiger Meetings.
WIP-Limits aufstellen
In einem funktionierenden Kanban-System hat jedes Teammitglied nur so viel Arbeit auf dem (virtuellen) Arbeitstisch, wie er oder sie auch bewältigen kann. Mit einem „Work-In-Progress“-Limit wird sichergestellt, dass sich jeder ganz auf seine aktuellen Aufgaben konzentriert und ein Hin-und-Her-Springen zwischen verschiedenen Aufgaben unnötig wird. Ist ein Teammitglied mit einer Aufgabe fertig, kann er oder sie sich die Nächste „ziehen“. Kanban spricht hier auch von einem Pull-Prinzip im Gegensatz zu einem Push-Prinzip.
Ein großer Vorteil von WIP-Limits ist außerdem, dass Hindernisse und Probleme in Prozessen und im Workflow für alle sichtbar werden. Das hilft, zu überlegen: Warum geht es bei dieser Aufgabe nicht weiter? Was müssen wir tun, damit wir vorankommen?
Warteschlangen im Prozess sind leicht zu lösen
Warteschlangen senken die Teameffizienz enorm. Mit einem Kanban Projektmanagement Tool lässt sich dagegen leicht für Bewegung sorgen: Die Stabilität eines Flows kann mithilfe von Analysen überwacht und das Projekt-Board bei Bedarf mit wenigen Klicks neu strukturiert werden.
Was macht ein gutes Kanban Tool aus?
Die Entscheidung für ein bestimmtes Tool hängt von den Anforderungen der Projekte, des Unternehmens, dem Budget, der Ästhetik und weiteren individuellen Faktoren ab. Dennoch gibt es einige Funktionen, die zu beachten sind:
Das Board
Wie das Board organisiert und optisch aufbereitet sein soll, hängt von individuellen Ansprüchen ab. Schauen Sie sich bei verschiedenen Tools zunächst folgende Funktionen an: Welche Workflows werden unterstützt? Wie lassen sich Spalten und Status anordnen und untergliedern? Wie sind die Aufgabenkarten strukturiert? Gibt es Unteraufgaben, Deadlines und lassen sich Detailinformationen und Dateien anhängen oder verknüpfen?
Grundsätzlich sollte jedes Kanban Tool diese Funktionen abdecken:
- Verschiedene Boards mit freier Gestaltung der Spalten
- Flexible Aufgabenkarten, die Dateianhänge sowie Querverweise erlauben
- Definierbare Limits einer Spalte
- Nützlich, aber nicht für jeden Anwender notwendig: Erweiterungsmöglichkeiten mit anderen Tools (zum Beispiel Jira oder Slack)
- Automatisierungsmöglichkeiten können hilfreich sein
Die Zusammenarbeit
Einer der wesentlichen Vorteile von Kanban Tools ist die Verbindung von (räumlich getrennten) Teammitgliedern. Aus diesem Grund ist es wichtig, zu verstehen, wie das Kanban-Tool die Zusammenarbeit unterstützen soll. Stellen Sie sich vorab folgende Fragen:
- Wie kommunizieren die Mitarbeiter?
- Wie funktioniert bei uns die Zuweisung von Aufgaben? Gibt es einen Abnahme-Workflow?
- Sollen auch externe Mitarbeiter miteinbezogen werden?
Die beste Kanban-Software sollte sich vollständig an die Bedürfnisse eines Teams anpassen lassen. Sinnvoll kann es auch sein, auf fortgeschrittene Freigabeoptionen und einen schreibgeschützten Zugriff für externe Mitarbeiter oder Kunden zu achten.
Der Support
Bei Fragen oder für den Fall, dass Nutzerprobleme auftreten ist ein zuverlässiger, schneller Support unerlässlich. Ein guter Anbieter sollte also einen guten Support über verschiedene Kanäle anbieten.
Die Sicherheit
Bei der Verwaltung von Projekten werden oft vertrauliche Informationen ausgetauscht, wie zum Beispiel Dokumente, Logins oder Diskussionen zwischen den Projektbeteiligten. Diese sensiblen Informationen sollten sicher vor einem fremden Zugriff sein. Deshalb ist die Speicherung ein wichtiger Punkt, der bei der Auswahl eine Rolle spielen sollte.
Manche Tools sind nur über die Cloud des Anbieters zu nutzen, andere können auch auf dem eigenen Server installiert werden. Die Beurteilung dieser Frage kann ganz unterschiedlich ausfallen – aber sie sollte bewusst gemacht werden.
Die besten Kanban Projektmanagement-Tools in 2020
Um das passende Tool für die eigenen Ansprüche auszuwählen, lohnt es sich, mehrere Tools miteinander zu vergleichen. Schon seit einiger Zeit gibt es mehrere Anbieter guter digitaler Tools zur Nutzung der Kanban Prinzipien – hier eine Übersicht:
Monday.com
Dieses Kanban Tool hat ein starkes User Interface und einen intuitiven Auftritt. Es gibt eine unbegrenzte Anzahl von Boards und Aufgabenkarten mit Anhängen, Kommentaren und Personenzuordnungen. Zudem kann die Arbeitsfläche je nach Bedarf verschieden dargestellt werden, etwa als Kanban-Board oder als Liste. Die Software bietet außerdem viele Möglichkeiten zur Automatisierung und Integration, etwa zu Slack, Jira oder Github.
Stackfield
Stackfield ist ein klassisch konfigurierbares Kanban Projektmanagement Tool. Was das Tool besonders auszeichnet, sind die Möglichkeiten, sich im Team per Chat auszutauschen. Hier lassen sich ganz einfach Gruppen erstellen, in denen Neuigkeiten und Dateien ausgetauscht werden können. Damit unterstützt das Tool die operative Projektarbeit durch eine lückenlose Kommunikation unter den Teammitgliedern.
Trello
Trello ist der Marktführer unter den digitalen Kanban-Boards – das Tool ist intuitiv, chic und sehr flexibel. Mit Trello lassen sich beliebig viele Boards erstellen, Aufgabenkarten verwalten und mit Anhängen bis zu 10MB versehen. Farbige Labels machen die Bedienung noch einfacher und ansprechender. Trello ermöglicht außerdem die Anbindung an andere Tools und Plattformen (z.B. Jira), zusätzlich gibt es eine gut funktionierende Mobilversion für Android und iOs.
Als Cloud-Anwendung, die ausschließlich von Atlassian selbst betrieben wird, können alle Daten allerdings nur auf deren eigenen Servern gespeichert werden.
MeisterTask
MeisterTask ist das wohl intuitivste Online-Tool zum Aufgabenmanagement mit einer sehr hohen Benutzerfreundlichkeit und einem einfachen Einstieg. Es gibt beliebig viele Boards, Automatisierungsmöglichkeiten und eine hohe Flexibilität. Unter anderem werden Erweiterungen und Integrationen von beispielsweise Salesforce, Slack und Google Drive angeboten. Und auch MeisterTask hat Apps für Android und iOs.
Die Software ist ein reines Online-Angebot und wird deshalb nur durch MeisterTask selbst gehostet. Die Server stehen in Frankfurt am Main, sowie weiteren Standorten in Deutschland.
Asana
Asana ist das Vorbild für viele moderne Projektmanagement-Lösungen. Ausgestattet mit Kanban-Boards, To-do-Listen, Gantt-Diagrammen und einer Kalenderansicht ist das Tool für eine Vielzahl unterschiedlicher Projekte einsatzbar. Besonders nützlich sind die Vorlagen, die dabei helfen, Projekte schneller und passgenau zu planen. Viele Templates sind bereits vorinstalliert und unterscheiden Use Cases, Branchen und Projekttypen. Außerdem kommen regelmäßig neue Updates hinzu, die das Tool um neue Features oder zusätzliche Templates erweitern.
Ein Manko ist allerdings der Serverstandort in den USA, der für deutsche User vor allem datenschutztechnisch ein Thema sein kann.
Der Einstieg mit einem digitalen Kanban Tool:
Sie kennen Ihre Anforderungen und haben sich einen genauen Überblick zu möglichen Tools verschafft? Dann kann es jetzt losgehen! So entscheiden Sie sich für das richtige Tool und richten es optimal für Ihr Team ein:
Richtiges Layout auswählen
Kanban kann an viele Umgebungen angepasst werden – von der Fertigung über die agile Softwareentwicklung bis hin zum Personalwesen. Beim Einstieg mit unterschiedlichen Anbietern werden Sie zum Beispiel gefragt, welche Art von Projekt Sie bearbeiten möchten. Das hilft Ihnen dabei, das passende Layout einzurichten.
Kanban Board individuell gestalten
Sobald Sie ein Board ausgewählt haben, wird eine empfohlene Vorlage geladen, die Hinweise zur Strukturierung des Workflows enthält. Einer der häufigsten Workflows ist “To-do”, “In Bearbeitung” und “Done”. Zusätzliche Listen sind abhängig von der Komplexität eines Kanban-Projekts – zum Beispiel die Liste „Backlog“, die Aufgaben enthält, an denen das Team zukünftig arbeiten möchte oder die Liste „Design & Recherchen“, in die Karten aus dem „Backlog” verschoben werden, wenn sie ausgearbeitet werden sollen.
Automatisierungen einrichten
Ist der Workflow definiert, lassen sich Routineaufgaben automatisieren, die vom Team praktisch mechanisch ausgeführt werden können. Dabei helfen Laufzeitregeln, die nach dem „Wenn-Dann“-Prinzip funktionieren und die Einrichtung automatischer Aktionen ermöglichen.
Beispielsweise lassen sich Erinnerungen auslösen, Karten in andere Spalten verschieben, wenn eine Frist näher rückt oder eine Karte blockieren, wenn eine Unteraufgabe nicht abgeschlossen ist. Sie können die Automatisierung auch so einrichten, dass eine Karte, die das Limit einer Spalte überschreitet, sofort gesperrt wird und eine Benachrichtigung an den Projektmanager gesendet wird.
Analyse & Verbesserung
Nachdem Ihr Team mit der Nutzung des Kanban-Tools begonnen hat, können Sie die Nutzung mit Hilfe einer Vielzahl von Analysen betrachten. Denn digitale Kanban-Boards ermöglichen eine differenzierte Analyse des Arbeitsprozesses. Mit deren Hilfe verfolgen Sie die Stabilität des Prozesses, die Zyklusdauer von Aufgaben und können sogar den zukünftigen Durchsatz Ihres Teams prognostizieren.
Fazit
Kanban Board Tools sind eindeutig die beste Wahl für Teams, die bei der Arbeit strukturierter und effizienter werden möchten. Die Tools sorgen gleichzeitig für mehr Flexibilität und Transparenz im Workflow. Gerade in der heutigen Zeit, in der auch traditionelle Unternehmen immer häufiger die Attraktivität von Homeoffice und Remote-Möglichkeiten für ihre Mitarbeiter entdecken, helfen diese Tools den Teams dabei, unabhängig von Zeit und Ort gut zusammenzuarbeiten.
Und wie bei allen agilen Methoden gilt: Ausprobieren und lernen! Digitale Kanban Tools lassen sich immer wieder optimieren und an neue Workflows anpassen.
