Agiles Projektmanagement wird heute immer mehr in Unternehmen eingesetzt. Teams arbeiten bei dieser Projektmanagementmethode in kurzen Einheiten zusammen, um flexibel auf Veränderungen zu reagieren und durch regelmäßigen Austausch produktiver zu sein. Doch welche Gründe sprechen für agiles Projektmanagement – und ist es wirklich besser als das klassische Vorgehen?
Warum gerade agiles Projektmanagement?
Grundsätzlich ermöglicht das agile Projektmanagement eine besonders zielgerichtete Entwicklung und kontinuierliche Verbesserung von Produkten und Dienstleistungen. Die folgenden fünf Gründe zeigen, warum das für die heutige Zeit so wichtig ist:
1. Kundenbedürfnisse lassen sich besser fokussieren
Sie haben bestimmt schon Produkte gesehen, bei denen der eigentliche Nutzer offensichtlich aus dem Fokus geraten ist. Das kann im agilen Projektmanagement nicht so schnell passieren. Denn hier wird der Kunde während des gesamten Entwicklungsprozesses mit einbezogen, um sicherzustellen, dass dessen Bedürfnisse immer im Mittelpunkt stehen: Ausgehend von einer Produktvision, die auf den Vorstellungen und Erwartungen der Zielgruppe beruht, verläuft der Entwicklungsprozess dann eher ergebnisoffen. Das ermöglicht die passgenaue Entwicklung innovativer Produkte.
2. Erhöhtes Maß an Flexibilität
Gerade mit den sich schnell verändernden Umwelteinflüssen in der heutigen Zeit hat agiles Projektmanagement einen klaren Vorteil: Projekte können ohne Anlaufzeit oder Umplanung immer wieder leicht angepasst werden.
Am Anfang des agilen Prozesses stehen in der Regel nur wenige Basisfunktionen fest, die im Projektverlauf ergänzt oder auch wieder entfernt werden können. Oft ändert sich eine Wettbewerbssituation schon während eines laufenden Projekts – und während bei der klassischen Wasserfall-Methode ein Eingreifen nicht mehr möglich ist, kann das Team bei agilen Projekten flexibel reagieren.
3. Probleme werden schneller identifiziert und gelöst
Regelmäßige Meetings, eine hohe Eigenverantwortung des Teams und Abstimmungsroutinen führen zu einer sehr effizienten Projektkommunikation. So wird dafür gesorgt, dass sich das Team in einer stetigen Überprüfung der Projektanforderungen und aktueller Ergebnisse befindet. Schwierigkeiten können damit unmittelbar erkannt und umso schneller behoben werden.
4. Hohe Zeiteinsparung
Eine umfangreiche Projektplanung wird im agilen Projektmanagement als verschenkte Zeit angesehen. Für den Erfolg von Entwicklungsprojekten steht stattdessen eine einfache, effiziente Kommunikation im Vordergrund. Kurze Kommunikationswege sind effizient und sorgen für eine schnelle Klärung von auftretenden Problemen oder Missverständnissen im Team – das spart Zeit und führt dazu, dass ein Projekt früher fertiggestellt wird.
5. MitarbeiterInnen fordern und fördern
Beim agilen Projektmanagement stehen die MitarbeiterInnen als Menschen– und nicht als Ressourcen – im Mittelpunkt. Durch die hohe Wertschätzung werden MitarbeiterInnen gleichzeitig gefordert und gefördert. Flache Hierarchien, ein hohes Maß an Eigenverantwortung sowie die Selbstorganisation des Entwicklungsteams können zu einer hohen Arbeitszufriedenheit beitragen.
Bei der Umstellung auf eine agile Arbeitsweise entwickeln sich allerdings oft zunächst Ängste bei den MitarbeiterInnen, denn die Änderungsprozesse bedeuten auch eine erhöhte Unsicherheit und verlangen einen kontinuierlichen Lernprozess. Dabei ist es vor allem die Aufgabe der Führungskräfte, auf die Sorgen der MitarbeiterInnen einzugehen. Langfristig aber führt der Umstellungsprozess zu mehr Zufriedenheit und Motivation im Team.
Agiles Projektmanagement vs. Klassisches Projektmanagement
Agiles Projektmanagement und klassisches Projektmanagement unterscheiden sich deutlich voneinander. Gerade aus der Perspektive der Endkunden ist es besonders interessant, dass Arbeitsprozesse im agilen Projektmanagement stetig verbessert werden können – beim klassischen Projektmanagement ist das durch die vorgegebenen Arbeitsprozesse nicht möglich.
Um das zu erreichen, kommt im agilen Projektmanagement das „Backlogs“ zum Einsatz: Hier werden die einzelnen Aufgaben und Fortschritte festgehalten, auf deren Grundlage dann einzelne Aufgaben für die „Sprints“ definiert werden. Bei einem klassischen Projektmanagement dagegen werden die Anforderungen zu Beginn definiert und die Ergebnisse erst ganz am Ende ausgearbeitet.
Ein verbreiteter Mythos geht davon aus, dass die klassische Wasserfall-Methode im Projektmanagement zu schnelleren Ergebnissen führt als die agile Scrum-Methode. Das stimmt so nicht. Eventuell werden mehr Personenstunden benötigt, um ein Produkt mit einer agilen Methode zu liefern. Das kann dann allerdings auch deutlich früher auf den Markt gebracht werden kann. Die Wahrscheinlichkeit ist groß, dass die Gesamtbetriebskosten niedriger ausfallen, weil Qualität und Design einfach besser sind.
Vorteile agiles vs. klassisches Projektmanagement
Die Vorteile des agilen Projektmanagements in der Übersicht:
- Hohe Flexibilität und Anpassung am Markt
- Eingehen auf konkrete Wünsche und Bedürfnisse des Kunden
- Hohe Transparenz im Team und mit den Stakeholdern
- Geringe zeitliche Aufwände bis zum Start aufgrund niedriger Vorplanung
Die Vorteile vom klassischen Projektmanagement in der Übersicht:
- Vereinfachte Fortschrittskontrolle
- Genaue Zielvorgaben
- Klar definierte Vorabplanung
- Vereinfachte Einbindung von externen Partnern durch Deadlines
Wann eignet sich welche Methode am besten?
Gerade zu Projektbeginn stellt sich oft die Frage, ob ein Projekt agil oder nach dem klassischen Wasserfallmodell durchgeführt werden soll. Diese Frage lässt sich nicht eindeutig beantworten. Denn die Entscheidung, welche Methode richtig ist, hängt stark von verschiedenen Faktoren ab.
Agile und Wasserfall haben beide ihr jeweiliges Einsatzgebiet: Agile ist eher für komplexe Projekte geeignet, bei denen es einen hohen Grad an Ungewissheit gibt. Wasserfall ist dagegen besonders für einfache Projekte geeignet, beispielsweise wenn Anforderungen und Technologien von Anfang an klar definiert sind. Grundsätzlich lässt sich sagen: In einer komplexen Umgebung können Projekte mit einer Wasserfall-Methode schnell scheitern, wohingegen Agile bei einfachen Projekten zwar mit mehr Aufwand verbunden ist aber trotzdem funktioniert.
Diese Fragen helfen bei der Entscheidung, ob der agile oder klassische Projektmanagementansatz besser für Ihr Projekt geeignet ist:
- Sind die Ziele bereits eindeutig im Vorfeld definiert?
- Hat der Auftraggeber eine genaue Vorstellung von dem Endprodukt?
- Braucht das Projektteam eine klare Führungsstruktur?
- Gibt es klar definierte Meilensteine?
- Ist der Budgetrahmen fix und ermöglicht keine Abweichungen?
- Wissen die Entwickler genau, wie sie das Projekt bauen sollen?
- Sind größere Änderungen im Projektverlauf eher unwahrscheinlich?
Sollten Sie die Mehrheit dieser Fragen mit „Ja“ beantworten, dann kann der klassische Projektmanagementansatz von Vorteil sein. Dennoch gibt es auch hier keine klaren Antworten. Es gibt nämlich kaum Projekte, die sich nur in dem einen aber nicht in dem anderen Ansatz realisieren lassen.
Fazit
Agiles Projektmanagement ist ein erfolgsversprechender Ansatz für die heutige Zeit. Denn nur damit können Unternehmen in kurzen Arbeitsintervallen schnell, flexibel und qualitativ hochwertig arbeiten. Durch regelmäßige Feedbackschleifen und Qualitätskontrollen lässt sich sicherstellen, dass Projekte bestmöglich umgesetzt werden. So entstehen Produkte und Dienstleistungen, die ganz auf den Kunden zugeschnitten sind. Und wer bitte will das nicht?!
