Was bedeutet agiles Arbeiten? Bisher ziemlich starre Branchen verändern sich durch die Digitalisierung heute immer mehr. Doch wie schaffen die Unternehmen das? Mithilfe vom Mitarbeiten, die agil arbeiten! Agiles Arbeiten und agile Teams sind die unternehmerische Antwort auf eine steigende Komplexität und Dynamik im Markt.
Was bedeutet agiles Arbeiten?
Hinter „Agilität“ steckt das flexible Reagieren auf Veränderungen durch äußere Bedingungen. Auf Unternehmens- oder Teamebene zeichnet sich eine agile Arbeitsweise vor allem durch ein schrittweises Vorgehen, hohe Autonomie von Teams oder Mitarbeitern und einen klaren Kundenfokus aus.
Die dahinterliegenden Prinzipien wirken auf den ersten Blick ähnlich wie klassische Methoden – wer aber genauer hinschaut, sieht, dass hier viel flexibler und schneller auf veränderte Rahmenbedingungen eingegangen wird. Das macht agiles Arbeiten für viele Unternehmen so interessant.
Im Gegensatz zu klassischen Methoden ist das agile Arbeiten außerdem kein Werkzeug, sondern eher ein „Werkzeugkasten“. Für jedes Unternehmen kann eine andere Herangehensweise geeignet sein – eine pauschale Lösung gibt es also nicht.
Woher kommt der Begriff "agiles Arbeiten"?
Hinter „Agilität“ steckt das flexible Reagieren auf Veränderungen durch äußere Bedingungen. Auf Unternehmens- oder Teamebene zeichnet sich eine agile Arbeitsweise vor allem durch ein schrittweises Vorgehen, hohe Autonomie von Teams oder Mitarbeitern und einen klaren Kundenfokus aus.
Die dahinterliegenden Prinzipien wirken auf den ersten Blick ähnlich wie klassische Methoden – wer aber genauer hinschaut, sieht, dass hier viel flexibler und schneller auf veränderte Rahmenbedingungen eingegangen wird. Das macht agiles Arbeiten für viele Unternehmen so interessant.
Im Gegensatz zu klassischen Methoden ist das agile Arbeiten außerdem kein Werkzeug, sondern eher ein „Werkzeugkasten“. Für jedes Unternehmen kann eine andere Herangehensweise geeignet sein – eine pauschale Lösung gibt es also nicht.
Sieben Säulen für eine erfolgreiche agile Arbeitsweise
Agiles Arbeiten bedeutet nicht einfach nur, flexibler zu sein oder die Arbeit schneller zu erledigen. Gemeint ist vielmehr eine strukturierte Form der Zusammenarbeit. Die erfolgreiche Arbeit eines agilen Teams basiert auf sieben wesentlichen Säulen:
1. Freiwilligkeit
Love it, leave it or change – heißt es so schön. Teammitglieder, die sich zur Mitarbeit verpflichtet fühlen oder von ihrem Chef abbestellt wurden, sind auf Dauer für ein Team nicht tragbar. Wer freiwillig da ist und Verantwortung übernimmt, der kann sich schließlich auch selbst organisieren und muss von niemandem gesteuert werden.
2. Ziele und Leitbilder
Ohne klare Zieldefinitionen versinkt agiles Arbeiten im Chaos. Gute Ziele und Leitbilder beantworten die Frage nach dem “Warum?”, beziehen den Kunden ein, formulieren einen konkreten Wertbeitrag und machen Annahmen transparent. Sie bilden die Leitplanken, die agiles Arbeiten überhaupt erst ermöglichen.
3. Arbeit in kurzen Zeitintervallen
In relativ kurzen Abständen werden Arbeitsergebnisse begutachtet und neue Anforderungen ergänzt oder neu priorisiert. So kann schnell auf Veränderungen oder neue Erkenntnisse reagiert werden.
4. Feedbackschleifen
Auch Feedbackschleifen sind ein fester Bestandteil des agilen Arbeitens. Arbeitsergebnisse werden in Reviews besprochen, die Zusammenarbeit in Retrospektiven optimiert.
5. Kundenzentrierung
Durch den Bau von Prototypen wird der Kunde bereits in einem sehr frühen Produktlebenszyklus in die Entwicklung einbezogen. Damit hat er die Chance, frühzeitig zu reagieren und konkretes Feedback zu geben.
6. Kleine & autonome Teams
Agiles Arbeiten setzt auf kleine, autonome und selbstorganisierte Teams. Diese Form der Organisation bedeutet, dass ein Team Verantwortung für die Erreichung der Ziele übernimmt. Um Komplexität zu reduzieren, haben agile Teams eine maximale Größe von fünf bis acht Leuten, die dauerhaft an der Erreichung der Ziele zusammenarbeiten.
7. Wertorientierung
Alle Aufgaben haben einen konkreten und messbaren Wertbeitrag. Agiles Arbeiten wird deshalb oft auch mit dem Slogan “work smarter, not harder” propagiert. Das erfordert jedoch eine disziplinierte Formulierung von Aufgaben, strikter Priorisierung und der Fähigkeit, auch mal “Nein” zu sagen.
Vorteile und Nachteile der agilen Arbeitsweise
Die Vorteile beim agilen Arbeiten liegen schnell auf der Hand. Der erhöhte Bedarf von Interaktion, Kommunikation und Verantwortung wirkt sich nicht nur positiv auf die gesamte Teamarbeit aus, sondern leitet die Mitarbeiter auch von einem selbstbezogenen Denken zum Wir-Gefühl. Die ständige Reflexion, sowie der intensive Austausch der Mitarbeiter trägt außerdem zur persönlichen Weiterentwicklung bei.
Durch die kurzfristige Planung, sowie die Unterteilung eines Gesamtprojekts in Teilprojekte können Teams flexibel reagieren. Denn wenn eine unvorhergesehene Änderung kommt, ist es wichtig, anpassungsfähig zu sein.
Für Erfolg in einer globalisierten Weltwirtschaft müssen Unternehmen außerdem Trends setzen und Innovationen entwickeln statt Wettbewerbern hinterherzulaufen. Agile Methoden ermöglichen es, Veränderungen zu antizipieren und sich so einen Vorteil im Wettbewerb zu verschaffen.
Glücklicherweise leben wir in einer Zeit, in der viele Mitarbeiter nicht länger in starren Hierarchien arbeiten müssen, und auch mehr Gestaltungsspielraum und eine Zusammenarbeit auf Augenhöhe fordern. Agile Prinzipien treffen hier sowohl bei der Unternehmensführung als auch bei Mitarbeitern genau den Nerv: Sie verbessern nicht nur die Ergebnisse, sondern tragen auch den veränderten Wünschen von Mitarbeitern nach einer respektvollen Unternehmenskultur und einer besseren Work-Life-Balance Rechnung.
Agiles Arbeiten hat viele Vorteile. Doch warum ist das anscheinend noch nicht bei allen Unternehmen angekommen? Der Grund hierfür liegt vor allem darin, dass viele Betriebe auf dem Weg dorthin schnell auf scheinbar unüberwindbare Hürden treffen. Denn Agilität stolpert über festgefahrene Organisationen, Teams und nicht zuletzt den Menschen selbst. Bereitschaft für Veränderung ist aber notwendig, denn die Umstellung auf agiles Arbeiten kann auch Nachteile mit sich bringen:
Einer der größten Hürden ist das Mindset jedes einzelnen Mitarbeiters. Selbstorganisation, Entscheidungen eigenverantwortlich treffen, Verantwortung tragen, priorisieren und „Nein“ sagen – das sind Eigenschaften, die viele Menschen im Laufe ihrer beruflichen Sozialisierung noch nie gelernt oder wieder verlernt haben. Strukturen, Prozesse, Rollen – darauf gründete seit Jahrzehnten unsere Sicherheit und Stabilität. Der Umbruch kann bei einigen Mitarbeiter zu Orientierungslosigkeit oder sogar Ängsten führen.
Auch die Bereitschaft, Fehler zu machen, ist unabdingbar, um Fortschritte innerhalb des Prozesses machen zu können. Doch hier fehlt es häufig an einer positiven Fehlerkultur in traditionellen Unternehmen.
Der Erfolg von agilen Arbeitsmethoden ist schwieriger zu messen als bei klassischen Arbeitsmethoden. Außerdem drohen Teams in wiederholenden Arbeitssprints und permanenter Verbesserung ihr Ziel zu verlieren und Projekte ausufern zu lassen. Intern macht es die Flexibilität des Ansatzes außerdem schwer, zu Beginn eine realistische Ressourcenplanung vorzunehmen, da kein klares Arbeitsergebnis definiert wird.
Die Entwicklung vom klassischen zum agilen Arbeiten kann sich als aufwendig und zeitintensiv gestalten. Mitarbeiter müssen erst in den entsprechenden Methoden geschult werden, eventuell sollten auch Büroräume entsprechend umgebaut werden. Im Vergleich zum traditionellen Vorgehen ist deutlich mehr Zeit für Kommunikation notwendig, sowohl mit dem Auftraggeber als auch innerhalb des Teams.
Wie sich agiles Arbeiten im Unternehmen einführen lässt?
Wer die Grundsätze agilen Arbeitens zu Ende denkt, der kommt schnell zu einer Organisation ohne formale Hierarchien und klassische Abteilungen. Wie gelingt es also, agiles Arbeiten einzuführen, ohne direkt eine gesamte Organisation auf den Kopf zu stellen?
Die sechs wesentlichen Maßnahmen:
- Gemeinsames Verständnis von Agilität entwickeln und potenzielle Kollisionen identifizieren
- Geeignete Projekte oder Teams für eine Erprobung identifizieren
- Einen Agile Coach anheuern, der durch die agilen Prozesse navigiert und Schulungen anbietet
- Anfangen, lernen, anpassen – die Einführung agilen Arbeitens folgt selbst einem agilen Prozess
- Transparenz untereinander, mit den Kollegen und auch mit dem Kunden aufbauen
Agiles Arbeiten mit Scrum
Scrum bietet eine agile Projektmanagement-Methode mit einfachen Regeln und wenigen Rollen. Die Methode zeichnet sich vor allem durch eine regelmäßige Kommunikation unter allen Beteiligten, eine hohe Anpassungsfähigkeit an Veränderungen und flache Hierarchien aus. Ziel und Richtung sind vorgegeben, die Teams haben aber die Freiheit, den Weg dorthin selbst zu gestalten. Projekte werden schrittweise (iterativ) in Sprints umgesetzt, die ein bis maximal vier Wochen dauern. Besonders sinnvoll ist die Methode für hochkomplexe Aufgabenstellungen mit unklaren Anforderungen.
Agiles Arbeiten mit Kanban
Kanban ist eine Methode, die sehr stark auf Visualisierung setzt. Gearbeitet wird mit einem Kanban-Board, bei dem es um die Abbildung eines Prozesses von der Planung bis zur Realisierung geht. Im Grunde besteht die Kanban-Methode aus vier einfachen Regeln:
- „Visualisieren Sie Ihren Workflow.“
- „Eine neue Aufgabe wird erst angefangen, sobald eine andere erledigt ist.“
- „Es gibt eine begrenzte Anzahl an Aufgaben, die gerade bearbeitet werden.“
- „Die durchschnittliche Zeit zwischen Beginn und Fertigstellung einer Aufgabe wird gemessen.“
Methoden für Großunternehmen & Konzerne: SAFe und Less
Wenn nicht nur ein Teilprojekt, sondern ein ganzes Unternehmen gesteuert werden soll, bieten sich das Scaled Agile Framework (SAFe) oder das Large-Scale Scrum (LeSS) an:
Besonders für große Organisationen hat das SAFe einen umfassenden Ordnungsrahmen, um agile Projekte miteinander in Einklang zu bringen. Aufgrund des großen Umfangs an Konzepten, Rollen und Prozessbeschreibungen benötigt die Einarbeitung allerdings Zeit und oftmals auch ein Training.
LeSS ermöglicht es, einzelne Scrum-Teams mit einem geringen administrativen Aufwand effektiv zu synchronisieren. Genauso wie der Scaled Agile Framework basiert LeSS auf spezifischen Prinzipien, die beim Einsatz unterstützen sollen: hohe Transparenz, klarer Fokus auf das Gesamtergebnis, deutliche Nutzerzentrierung, kontinuierliche Verbesserung, „leanes“ (schlankes) Denken.
Fazit
Agiles Arbeiten bietet in vielen Fällen die richtige Antwort auf aktuelle Herausforderungen der Arbeitsorganisation. Denn die Vorteile liegen klar auf der Hand: Schnelligkeit, Flexibilität, Mitarbeiterorientierung und Wettbewerbsvorsprung sind nur einige Aspekte, die für die Einführung des agilen Arbeitens sprechen.
Doch es ist wichtig zu verstehen, dass Agilität nicht nur das Umsetzten unterschiedlicher Methoden bedeutet, sondern dass es eine Veränderung im Mindset erfordert. Diese müssen Mitarbeiter und Führungskräfte verinnerlichen, damit auch auf spontane Veränderungen richtig reagiert werden kann.
